Nella maggior parte delle aziende, il processo di pianificazione e budget annuale è un esercizio di precisione artificiale. Le Direzioni e i CFO impiegano settimane e a volte mesi per assemblare un budget altamente dettagliato per l’anno successivo. I numeri sembrano tutti rassicuranti e specifici, ma iniziano a sgretolarsi dopo l’inevitabile primo imprevisto.
I processi di pianificazione erano più semplici circa un decennio fa, quando l’ambiente aziendale era più prevedibile. Un CFO poteva guardare i numeri dell’anno precedente, aggiungere il 3% e concludere. Oggi, il contesto globale rimane incerto, le nuove tecnologie e il cambiamento del comportamento di acquisto dei clienti, comportano per le aziende un continuo adattamento per mantenere la competitività e fanno vacillare anche il budget più attentamente ponderato. Di conseguenza, le previsioni di budget annuale sono meno utili alla Direzione di quanto potrebbero apparire.
Sulla base della nostra esperienza di lavoro con CFO e Direzioni Commerciali in diversi settori e mercati geografici, pensiamo che le organizzazioni dovrebbero concentrarsi su cinque azioni.
Pianificare meno. Sembra un sacrilegio, ma le aziende possono spesso ottenere di più pianificando meno. Ciò significa meno dettagli correlati al passato, meno linee di prodotto e mercati geografici pianificati in dettaglio. Significa anche accorciare il ciclo di pianificazione, iniziando più avanti nell’anno e dedicando meno tempo al processo complessivo.
Utilizzare l’intelligenza artificiale (AI) per perfezionare i budget. Le aziende leader ora utilizzano la combinazione l’intelligenza artificiale (AI) per l’automazione dei dati e dei modelli di calcolo basati sui driver per aiutarle a creare il budget previsionale per guidare l’azienda. Nella nostra esperienza, quando le aziende incorporano l’AI, i cicli di pianificazione sono più rapidi del 30%, le previsioni sono più accurate dal 20% al 40% e la produttività complessiva nella finanza aumenta dal 20% al 30%. Altrettanto importante, la tecnologia può rimuovere parte del lavoro a basso valore, creando una migliore esperienza per i dipendenti e liberando i team finanziari per generare approfondimenti e supportare le Direzioni.
Essere pragmatici. La pianificazione dovrebbe essere direzionale e flessibile. Si applica il principio 80-20: circa l’80% delle conseguenze deriva dal 20% delle cause. Concentrarsi sui principali fattori di cambiamento, con un certo grado di imprecisione e aspettarsi di apportare frequenti e costanti modifiche nel tempo.
Gestire l’inaspettato. I budget cambieranno, a volte radicalmente, man mano che gli eventi si svolgeranno nel corso dell’anno. Alcune aziende per gestire la complessità del momento, stanno andando “oltre il budget”. Non pensano più in termini di budget annuale, bensì creano una visione di massima (approssimativa) di come si svilupperà l’anno, e successivamente generare la previsione dinamica e continuativa basata su un’istantanea della situazione aziendale in un dato momento. In questo modo, la pianificazione non si limita all’esercizio annuale; è un processo continuo che si basa fortemente sulla modellazione di scenari. E, cosa fondamentale, si concentra meno sulla previsione di cosa accadrà tra 12 mesi e di più sul supporto alla Direzione nel prendere decisioni efficace oggi.
Segmentare l’approccio. In un periodo di inflazione in molti mercati e clienti sensibili al prezzo, le aziende stanno lavorando duramente per ridurre i costi. È una direzione comprensibile. La maggior parte delle organizzazioni può e dovrebbe cercare opportunità per ridurre gli sprechi e le disfunzioni, aumentare l’efficienza e diventare più produttive. Le Direzioni dovrebbero evitare di fare tagli lineari e generalizzati e adottare invece un approccio segmentato alle voci che compongono il budget. In alcuni casi, aumentare la produttività e sfruttare nuove opportunità di crescita richiederà un investimento, non una riduzione, in funzioni chiave, unità aziendali e tecnologie. L’obiettivo non è spendere meno, ma spendere in modo efficace e mirato, in modi che aiutino l’azienda a prosperare e crescere.
Seguendo queste cinque raccomandazioni, è possibile ottenere di più dal processo annuale di pianificazione e di budget. Possono dare una visione sufficientemente buona di ciò che accadrà, perfezionare le prospettive nel tempo in base a nuovi input e fare affidamento sulla tecnologia per generare previsioni più rapide e accurate. Ancora più importante, possono garantire che il piano giustifichi il tempo, l’energia e lo sforzo spesi per esso.
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