Organizzazione & risorse umane


Smartworking, regole e consigli per organizzare il lavoro a casa

Lo smartworking è un modello di lavoro che richiede organizzazione!

Premessa: smartworking, non significa solo lavorare da casa, ma è un modello di organizzazione aziendale che richiede processi, metodo, strumenti e KPI. Leggi anche l’articolo Cos’è lo smart Working (link a fine pagina).  
smart working - KMSenpai
Smart Working KMSenpai
  Spesso chi affronta un modello di lavoro smartworking cade nella trappola in cui trasforma libertà e flessibilità lavorativa in “anarchia” lavorativa. Le trappole del multitasking casalingo sono pericolose e abbinare le situazioni lavorative con quelle familiari e casalinghe possono condurre in uno stato di confusione e bassa produttività che mettono a rischio la qualità del nostro lavoro e dei risultati attesi. Per uno smartworking sostenibile è necessario produrre valore che nello specifico caso viene misurato prevalentemente sugli obiettivi e il rispetto della data di consegna del lavoro. Quindi lo smartworking è misurato sul risultato e non sul tempo impegnato. Allora, come organizzare il lavoro in SmartWorking per mantenere obiettivi, qualità e tempi di consegna? Non esiste un manuale, ma proverò a darvi qualche spunto di riflessione, anche di esperienze personali.  

Organizzare il lavoro a casa in smartworking.

Ovviamente ognuno di noi deve fare i conti con la propria realtà casalinga, ma lo smartworking richiede alcune regole e attenzioni come ad esempio:
  • un luogo dove lavorare ben definito possibilmente un luogo separato e non disturbato
  • organizzare il posto di lavoro come se fossimo in ufficio
  • definire gli orari di lavoro e i tempi di pausa
é importante identificare un’area di lavoro, ad esempio una stanza o anche solo una scrivania purché sia usata solo per il lavoro (evitare divano, letto e possibilmente anche il tavolo da pranzo). Consiglio: comportati come se tu andassi a lavorare, ti alzi, fai colazione, ti lavi, ti vesti e ti prepari come per uscire e poi vai a lavorare nella stanza accanto. Se non hai una stanza dedicata al lavoro, trova la stanza o il posto che più si concilia con le tue attività.

Programma le attività e le pause

Definire i tempi di lavoro e i tempi di pausa, in modo flessibile permette di mantenere la produttività e la concentrazione. Non ha importanza se facciamo 2-4-6 pause purché ben definite. Ovviamente siamo liberi di fare pausa quando vogliamo, ma il rischio è  che in certi periodi inizieremo alle 6 del mattino e finiremo alle 20 di sera senza una pausa oppure ci saranno giornate in cui la pausa dura ore e il lavoro minuti. In entrambi i casi a lungo andare non  è sostenibile. Ad esempio: se decido per due pause caffè al giorno posso farle anche in orari diversi, ma in un tempo prestabilito. Consiglio:  di suddividere la giornata in fasce orarie di due ore e decidere le attività per fasi:
  • 8.00-10.00* Fase di Concentrazione (Fase creativa: progettazione, articoli, etc.)
  • 15′ di pausa
  • 10.15 – 12.30 Fase di Analisi (elaborazione dati, rendicontazione, etc)
  • 30′ pranzo
  • 13.00-15.00 Fase Dinamica (Team Work, Video Meeting, Call, etc.)
  • 15′ di pausa
  • 15.15 18.00 Fase Organizzativa (attività a medio lungo termine e organizzazione del giorno dopo)
*Questa è una suddivisione in orario standard e con una suddivisione tipo, ma attenzione ognuno ha le sue esigenze e ritmo biologico e definisce la sua miglior organizzazione. Consiglio: staccare e fare pausa è fondamentale, gestisci il tuo tempo secondo le tue esigenze e le esigenze familiari. NON mischiare mai lavoro e attività casalinghe, siate rigorosi!  

Una gestione familiare compatibile e sostenibile con lo smartworking

Il nostro comportamento, al lavoro cambia rispetto a casa, chi vive con noi non ci conosce sotto il “cappello” del lavoratore, manager o imprenditore, quindi i nostri atteggiamenti possono essere fraintesi. Dobbiamo cercare di comunicare il più possibile, per far comprendere le nostre esigenze lavorative e gli stati d’animo ai nostri familiari, ma nello stesso momento non dobbiamo riversare i problemi sui familiari. Dobbiamo creare una situazione di equilibrio tra noi, il lavoro e la vita familiare e casalinga. Soprattutto in presenza di figli piccoli la pazienza e la tolleranza è d’obbligo. Evitare interruzioni e distrazioni è importante, se viviamo con altri familiari, definire delle regole in modo da non essere disturbati. Spesso chi ci vede lavorare in casa pensa che possiamo dedicarci ad attività domestiche e familiari, quindi può capitare che ci si debba occupare di mansioni di casa o familiari. Anche e soprattutto in questo caso dobbiamo far comprendere che possiamo essere flessibili, ma dobbiamo organizzarci e definire i tempi. Se anche il partner lavora a casa definite entrambi una agenda, condividete le agende e alternatevi nelle attività familiari e casalinghe.

Il TEAM in regime di smartworking

E’ facile per chi lavora in smartworking dover gestire un team e anche in questo caso servono regole chiare. Definire un piano attività per tutti compreso di obiettivi giornalieri e usare un calendario condiviso per condividere e conoscere tutti gli impegni del team. Utilizzare APP Organizer per gestire le attività, nei casi di team e progetti più complessi usate programmi o APP di project management per la gestione della WBS work breakdown structure. Oltre a definire un piano attività giornaliero è necessario definire un piano a medio lungo termine, compreso di obbiettivi e tempistiche precise. Consiglio: di creare un gruppo whatsapp o altro strumento per gestire la comunicazione veloce, darvi appuntamenti giornalieri in VIDEO MEETING e soprattutto monitorare i lavori WIP (in corso di lavorazione) e i KPI (indicatori di prestazione precedentemente definiti).

TOOLS e APP per lo SmartWorking

Al di là di programmi specifici tipo ERP, e software dedicati necessitano APP di comunicazione oltre alle mail:
  • Videoconferenze
  • Chat per la comunicazione veloce
  • Cloud per salvare file e dati
  • APP per la condivisione video
  • APP di project management
  • etc.
Leggi anche   N.B. Smart Working alias smartworking
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