Con il termine contract business, nell’ambito dell’arredo, ci si riferisce a due differenti sistemi commerciali: il primo riguarda le forniture di mobili destinate a grandi sviluppi immobiliari, pubblici o privati. Il secondo interessa invece le cosiddette forniture “chiavi in mano” in cui l’azienda di arredo agisce essa stessa da contractor e realizza interamente il progetto per conto del cliente, dai rivestimenti agli arredi, dalle finiture agli impianti.
Il contract business riguarda l’allestimento e l’arredo di intere strutture residenziali, commerciali, pubbliche, che hanno in comune la complessità e l’ampiezza del progetto: gli interni di un hotel, le aree comuni di una nave da crociera, l’arredo di uno yacht o le soluzioni abitative di una villa o di un complesso residenziale.
E’ una azienda di servizi complessi, in un mercato dove la reputazione, l’affidabilità e la correttezza delle strategie di pricing sono gli elementi fondamentali nel processo decisionale del committente.
“gestire il progetto” significa prima di tutto comprendere le esigenze del committente, sviluppare il progetto con lo studio di architettura, seguire il cantiere, scegliere i fornitori giusti, soddisfare i requisiti economici e, se è il caso, rivedere costi e prezzi (“Value Engineering”), occuparsi della logistica.
In un contesto composto da molti attori con diversi interessi ed obiettivi diventa importante la cultura del rapporto commerciale basato sul concetto “si premunisca l’acquirente di fronte ai rischi dell’acquisto”. Per far si che i committenti siano il più possibile esenti da rischi di responsabilità una definizione minuta e puntigliosa di ogni dettaglio. Questo serve per ottenere un’altissima garanzia e rende il capitolato uno strumento formidabile per portare a termine il progetto con successo. In questo contesto la parte progettuale diventa predominante sulla parte esecutiva.
La progettazione è molto importante, può incidere dal 6% al 8% sul costo finale ed è responsabile del 75% dei costi che vengono assunti, un errore qualsiasi in progettazione può provocare un aumento dei costi in cantiere. É quindi fondamentale il controllo del budget.
Una altra importante caratteristica, oltre alla dinamicità del business, è la flessibilità. Una struttura produttiva specializzata è un elemento di rigidità, costi fissi e impianti di produzione non flessibili, creano rigidità. Per questo l’impresa contract non produce, ma fa outsourcing.
E per ultime, ma non meno importanti nel contract business sono necessarie delle specifiche competenze e le capacità tecnico-gestionali, e più in particolare:
Rilievi in cantiere per mappare l’area da ambientare. Ne conseguono:
Quando si produce a commessa, è il cliente stesso che definisce le specifiche tecniche di prodotto, direttamente o attraverso general contractor o architetti di fiducia. L’incidenza economica del progetto durante i vari stadi della commessa, danno un forte potere decisionale alla committenza, con la quale si hanno confronti e aggiustamenti in corso d’opera pressoché continui.
L’arredo contract richiede velocità di progettazione, di produzione e di allestimento. Questo per tre motivi:
La mancanza di un corretto metodo di preventivazione o il calcolo dei margini di guadagno delle commesse contract unite ad una spesso preventivazione fatta “a spanne” si rivelano un’arma a doppio taglio.
A questo si aggiunge che, spesso, nelle aziende in cui si produce sia in serie che su commessa, l’utile che porta la produzione in serie può essere eroso da una produzione contract “in perdita”: senza che l’azienda se ne renda conto!
Una commessa di arredo contract è un ricettacolo di informazioni. Le fonti sono la committenza, gli architetti, i project manager, fino ad arrivare ai veri e propri dati di progetto (misure, rilievi dimensioni, pesi…) che vanno efficacemente rilevati. Tutte le informazioni ed i dati vanno condivisi con i reparti e le figure che prendono parte al processo e che concorrono al risultato finale. Il tempo perso a cercare informazioni, a richiedere specifiche e chiarimenti, a ricreare da zero documenti che, magari, esistono già in archivio, è uno dei costi principali per un’azienda di arredo contract.
Molte aziende sottovalutano il momento cruciale che porterà alla produzione dei componenti necessari alla commessa contract. Si tratta della fase della trattativa commerciale dove l’ansia di “portare a casa” l’ordine conduce a sottovalutare tutta una serie di rischi e di opportunità.
L’avvio di una commessa contract è con la “richiesta e contatto”. E’ il frutto di una attività di marketing pull, basata sulla divulgazione delle competenze ai target di mercato.
Ottenuta la richiesta di offerta dal committente, la terza fase è la “bozza del progetto”. E’ quella in cui vengono definite le specifiche di massima e/o in modo dettagliato, incluse le check list di progettazione.
Nella quarta fase “business plan” si redige un piano di fattibilità del progetto corredato di costi, tempi previsti, fornitori coinvolti, risorse umane interne ed esterne, analisi dei potenziali rischi.
La quinta fase “offerta-contratto” permette di formulare l’offerta. L’offerta avrà varie release e una continua negoziazione volta ad acquisire il contratto.
Acquisito il contratto prende l’avvio la gestione della commessa contract con la progettazione definitiva e l’ingegnerizzazione. La progettazione incide tra il 6% e l’8% dei costi di realizzazione, ma da questa fase dipendono circa il 75% dei costi dell’intera commessa: questo è il momento nel quale si crea valore.
Il project manager e l’ufficio tecnico assumono un ruolo importante nella gestione ottimale delle informazioni della commessa. È vero infatti che l’informazione arriva dalla committenza, ma è l’ufficio tecnico che recepisce queste informazioni e le trasforma in documenti (file) da condividere tra le parti. Nato il progetto 3D, l’informazione si stabilizza e diventa consultabile; inoltre, con gli strumenti e i software CAD adatti, le informazioni di progetto possono diventare la documentazione esecutiva.
L’ufficio tecnico è il cuore della gestione della commessa, scambia dati in entrata e in uscita, in continuazione, con tutti gli altri dipartimenti aziendali.
L’obiettivo è portare al termine la commessa nel minor tempo possibile, con un prodotto di qualità, senza errori e ottimizzando i margini. Per raggiungere questo obiettivo l’azienda deve lavorare in perfetta coordinazione e armonia. Se l’azienda è organizzata “in silos” (aree aziendali a compartimenti stagni) sarà necessario riorganizzare i processi a valore, coordinando i reparti aziendali in un unico flusso di informazioni e materiali.
Una buona organizzazione dei processi di contract business
Il contesto del contract business è disseminato di particolarità sul fronte del prodotto e processo. L’organizzazione necessita di nuovi flussi operativi e per accelerare l’operatività è consigliabile affidarsi a una consulenza specialistica.
I processi operativi del contract business necessitano di :
Un’azienda non adeguatamente organizzata e con strumenti non adatti ad affrontare gli imprevisti nei tempi stabiliti, nel tempo verrà espulsa dall’arena competitiva.
