Organizzazione & risorse umane


Pianificare e gestire il tempo, essere efficaci e produttivi!

Procrastinare è uno degli aspetti da evitare se si vuole gestire il tempo.

Pianificare e gestire il tempo riduce lo stress!

Pianificare e gestire il tempo, due aspetti della vita professionale di ognuno che più difficilmente riusciamo a praticare. Quando sono in azienda con imprenditori e manager la cosa che mi sento ripetere più frequentemente è “…non ho tempo!”. Eppure le persone che sanno pianificare ottengono molto di più delle altre e la loro giornata è di 24 ore come per tutti.

Come fanno?

Come spiego a imprenditori e manager nella mia attività di coach e consulente occorre apprendere come spostare l’attenzione dalle attività agli obiettivi. Occorre badare esclusivamente al risultato, perché essere impegnati non equivale a essere produttivi ed efficaci. Imprenditori e manager devono avere consapevolezza che se la loro giornata scorre tra mille attività frenetiche e urgenti otterranno molto poco. Questo perché frazioneranno l’attenzione su compiti diversi perdendo di vista ciò che è necessario per raggiungere i loro obiettivi. Mentre una buona gestione del tempo consente di semplificare e lavorare in modo efficace, produttivo e ottenere di più in meno tempo. 

Perché è produttivo investire tempo per pianificare e gestirlo?

Organizzare e pianificare consente di lavorare in modo più semplice e fare di più in un tempo minore. Soprattutto quando si è sotto pressione e il tempo stringe. È controintuitivo lo spiego spesso, investire tempo nella pianificazione fa risparmiare e ha vantaggi enormi.

Imprenditori e manager spesso mi guardano increduli e l’affermazione più frequente è “ …ma se non riesco a fare tutto il mio lavoro perché mi manca il tempo figurati se lo trovo per pianificare...”. La mia risposta è “Hai ragione fai bene a risparmiare il tempo, perché ti servirà per rimediare ai danni e ai ritardi che avrai a causa della mancata pianificazione!!!”.

Quali sono i vantaggi?

I vantaggi che derivano dal pianificare e gestire il tempo adeguatamente sono enormi e hanno un ROI elevato. Oltre a una maggiore produttività ed efficienza migliorerai la tua leadership e avrai meno stress, quindi anche la tua salute se ne gioverà.

Avrai maggiori opportunità di raggiungere gli obiettivi a te affidati, quelli di vita e di carriera. Contribuirai al successo dell’azienda migliorando il flusso e la qualità del lavoro, rispettando le scadenze. Pianificare e gestire per la tua azienda si traduce anche in un guadagno, perché quando perdi tempo perdi danaro e entrambi non sono recuperabili.

Come pianificare e gestire il tempo?

Nella mia attività di coach e consulente evito di alimentare l’idea che basti dotarsi di uno strumento o di una app per risolvere il problema. Pianificare e gestire il tempo richiede un approccio diverso da parte dell’individuo. Occorre cambiare atteggiamento se si vuole risolvere questo problema. Occorre ridurre i disturbi e le interferenze esterne,  evitare di procrastinare le decisioni e imparare a delegare, ossia esercitare la leadership.

Quali aspetti curare?

Ci sono poi tre aspetti da curare sui quali lavoro con imprenditori e manager quando svolgo il mio ruolo di coach e consulente. 

  1. Partire dagli obiettivi e dimensionarli in lungo, medio e breve periodo.
  2. Declinare gli obiettivi in attività/progetti di lungo, medio e breve periodo; 
  3. Seguire il piano con disciplina e adattabilità.

La pianificazione non deve mai essere vista come qualche cosa di rigido e immutabile, ma bensì come uno strumento adattabile al divenire della situazione. È più semplice gestire gli eventi imprevisti modificando dinamicamente il piano piuttosto che senza averne uno.

In ultimo, ma non meno importante, occorre apprendere e praticare l’uso di alcuni semplici strumenti a supporto per:

  • definire gli obiettivi;
  • determinare le priorità;
  • classificare le attività;
  • costruire e manutenere il piano.

Pianificare e gestire il tempo è una criticità per te e l’azienda?

Tutti i giorni do un supporto concreto a imprenditori e manager per aiutarli a migliorare e risolvere le loro difficoltà. Questo è il mio perché ed  è l’impegno che noi di KMSenpai mettiamo da oltre 20 anni nei processi di cambiamento della cultura delle organizzazioni. Sei interessato al tuo benessere e a quello della tua azienda? Vuoi conoscere cosa possiamo fare per aiutarti? Richiedi un incontro con me, è senza impegno!.

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